- 자료가 여러곳에 분산 저장되어있어 자료의 공유체계가 힘든 상태임
- 담당자외에는 자료를 찾기 곤란하고, 정보화가 실현되기 어려움.
- 각종 종이정보를 보관하기 위한 파일함 및 창고비용 증가
- 정보화 사회에서는 정보공유 및 교류가 필수요건인데, 자료가 개별적으로 발생, 보관됨으로서 정보공유가 어려운 실정임
- 기업에서 발생되는 여러 가지 문서들은 장기 보존하면서 필요시 즉시 찾아 업무에 참고하여야 하므로 자료공유가 필요함
- 종이 자료의 장기 보존시 열화(열화)와 이용에 따르는 소모 및 해충에 의한 폐해 등으로 자료들이 손상되고 보관장소의 확장 등 고비용이 소요됨.
- 보존기간이 길고 중요한 자료는 스캔에 의해 전자화하고 원격 검색 활용
- 자료공유 대상자에게 홍보를 통해 자료활용 방법 개선 시행
- 회사 보유기술과 자료의 체계적 정리
→ 자료별 분류체계를 정비하여 정보공유의 기틀 마련
- 자료의 전자화(색인입력, 스캐닝/PDF제작)
→ 종이문서는 성질에 따라 폐기 또는 창고로 이관
- 전자문서관리시스템의 구축
→ 전사원의 자료 공유로 업무생산성 및 기업경쟁력 향상
- 자료공유 체계의 시스템화
→ 전사원이 자료공유의 필요성을 인식하고, 지속적인 관리
- 중요원본은 영구보존매체(마이크로필름)로 변환, 보관하고 활용자료는 전자문서화하여 원본의 훼손을 사전에 방지
→ 전자문서시스템에 의한 대외 경쟁력 제고
- 기업의 자료분류 체계 확립
- 전자문서시스템의 데이터베이스와 연계, 공유체계 확립
- 네트웍에 의한 전사 정보공유체계 단일화
→ 지속적 유지관리로 전자문서관리 시스템화
→ 신규발생 자료를 전사원 스스로 전자문서관리시스템에 등록하여 향상과 시너지효과 창출
- 정보의 체계적 축적
- 실시간 정보공동활용을 통한 문제 해결력 향상
- 문서중심의 업무 수행 효율화
- 문서와 자료의 생성 , 보관 , 폐기까지의 관리 용이성
- 문서와 자료의 빠른 검색으로 정보취득 및 업무수행시간 단축
- 문서보안의 개선
- 타 시스템과의 연동을 통한 문서의 효용성 증대
- 각종 배포물 발행 비용 절감
- 문서와 자료 발생량 감소에 따른 종이비용 절감
- 문서와 자료 보존공간의 절약 및 사무실 환경개선