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정형 및 비정형 문서관리시스템

기업조직의 정보는 크게 레코드 형태의 정형정보와 문서형태의 비정형정보로 이루어져 있습니다 . 일반적으로 정형 정보는 기간계 시스템이라 하여 DB2,Oracle, SQL Server 등 DBMS 에서 저장 관리되고 있고, 비정형정보인 문서는 정보계 시스템이라 하여 일부 기업이나 기관에서 문서 형태에 따라 전자문서관리, IMAGE 문서관리 등 각각 독립적인 시스템으로 저장관리 되거나, 대부분의 기업 또는 기관에서는 전산환경이 열악함에 따라 이들을 효율적으로 관리할 수 있는 시스템이 없이 종이형태나 파일서버에 단순 보관하고 있는 실정입니다.
Clever-EDMS는 DBMS 에서 관리되는 정형정보 이외의 모든 비정형 정보로 관리하는 시스템입니다 .
조직의 생산성과 업무성과에 직접적인 영향을 미치는 도면이나 기술문서 그리고 법적효력을 지니는 주요 문서들에 대한 적절한 관리의 필요성이 갈수록 증대되고 있으며, 인터넷이 전세계적으로 확장되어 갈수록 정규화된 문서는 정보교환을 위한 기본 단위로서 더욱 중요한 가치를 지니게 됩니다.

적용분야

01 캐비넷에 보관중인 중요 자료의 전자화를 통해검색하고 활용하고자 할 때

02 업무과정에 발생하는 회사 유통자료를 관련부서에서 공유하고자 할 때

03 제품 개발도면 등을 회사 도면관리체계에 맞춰 데이터베이스화하여 활용하고자 할 때

04 전자결재 등 전사 종이문서 및 전자문서를 체계화하고 관리하고자 할 때

현 자료체계의 문제

가. 자료의 체계적 관리 미흡

- 자료가 여러곳에 분산 저장되어있어 자료의 공유체계가 힘든 상태임
- 담당자외에는 자료를 찾기 곤란하고, 정보화가 실현되기 어려움.
- 각종 종이정보를 보관하기 위한 파일함 및 창고비용 증가


나. 자료 공유체계의 문제

- 정보화 사회에서는 정보공유 및 교류가 필수요건인데, 자료가 개별적으로 발생, 보관됨으로서 정보공유가 어려운 실정임
- 기업에서 발생되는 여러 가지 문서들은 장기 보존하면서 필요시 즉시 찾아 업무에 참고하여야 하므로 자료공유가 필요함


다. 자료 보존 관리의 문제

- 종이 자료의 장기 보존시 열화(열화)와 이용에 따르는 소모 및 해충에 의한 폐해 등으로 자료들이 손상되고 보관장소의 확장 등 고비용이 소요됨.

개선방안

가. 중요자료의 매체제작 및 관리

- 보존기간이 길고 중요한 자료는 스캔에 의해 전자화하고 원격 검색 활용
- 자료공유 대상자에게 홍보를 통해 자료활용 방법 개선 시행
- 회사 보유기술과 자료의 체계적 정리
→ 자료별 분류체계를 정비하여 정보공유의 기틀 마련

- 자료의 전자화(색인입력, 스캐닝/PDF제작)
→ 종이문서는 성질에 따라 폐기 또는 창고로 이관

- 전자문서관리시스템의 구축
→ 전사원의 자료 공유로 업무생산성 및 기업경쟁력 향상

- 자료공유 체계의 시스템화
→ 전사원이 자료공유의 필요성을 인식하고, 지속적인 관리


나. 관리의 시스템화

- 중요원본은 영구보존매체(마이크로필름)로 변환, 보관하고 활용자료는 전자문서화하여 원본의 훼손을 사전에 방지
→ 전자문서시스템에 의한 대외 경쟁력 제고

- 기업의 자료분류 체계 확립
- 전자문서시스템의 데이터베이스와 연계, 공유체계 확립
- 네트웍에 의한 전사 정보공유체계 단일화
→ 지속적 유지관리로 전자문서관리 시스템화
→ 신규발생 자료를 전사원 스스로 전자문서관리시스템에 등록하여 향상과 시너지효과 창출

기대효과

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조직의 경쟁력 재고

- 정보의 체계적 축적
- 실시간 정보공동활용을 통한 문제 해결력 향상

사무 생산성 향상

- 문서중심의 업무 수행 효율화
- 문서와 자료의 생성 , 보관 , 폐기까지의 관리 용이성
- 문서와 자료의 빠른 검색으로 정보취득 및 업무수행시간 단축
- 문서보안의 개선
- 타 시스템과의 연동을 통한 문서의 효용성 증대

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관련비용 절감

- 각종 배포물 발행 비용 절감
- 문서와 자료 발생량 감소에 따른 종이비용 절감
- 문서와 자료 보존공간의 절약 및 사무실 환경개선